勤怠管理をしていると以下のような勤務表がほしいと思ったことはありませんか？
- システム導入はコスト的にきつい。でも高性能なExcel勤務表がほしい
- 締日の関係で1日始まり以外の勤務表がほしい
- 子の看護休暇や介護休暇が管理できるExcel勤務表がほしい
- 法定内残業が計算できるExcel勤務表がほしい
- 60時間超を計算してくれるExcel勤務表がほしい
今回ご用意したテンプレートはそんな要望に応えられるテンプレートです。
現在β版（試用版）として下記「労サポSOTRE」から無料でダウンロードができます。
β版のためエラーが出る可能性があります。エラーが出た場合は下記のリンクから内容を報告していただけると非常に助かります。
※個別にエラー対応の報告はせず、改善次第サイトにアップします。
労サポくんみなさまのエラー報告をもとに改善を重ねてより良いものを作っていきます！
なお、このExcel勤務表は、すべて数式が変更できるようになっています。
変更に伴って計算が狂った場合の補償はありませんので、ご了承ください。
自社用に加工後は数式のあるセルをシート保護することをオススメします。
また一般用の他に、休日出勤が法定と法定外で「休日出勤の計算を分離」させたものと、所定労働時間を超えた時間から割増を計算する「法定内残業がない」勤務表もダウンロードできるようになっています。
用途に合わせてご利用ください。
Excelの勤務表を使用する場合は、勤務表とは別に労働時間の客観的な把握が必要です。（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）
そのため、勤怠管理は勤怠システムの利用をおすすめしています。
基本的な使い方
勤務表の全体像は以下のとおりです。
日々の入力
「勤務状況」はその日の勤務にあったものをプルダウンから選択します。
デフォルトでは「出勤」「休日」「年休」「出張」「欠勤」などを用意しています。
また、この勤務状況は変更が可能です。自社にあわせた勤務状況が作れます。（あとで解説します）
始業・終業時刻もプルダウンから選択するようになっています。
デフォルトでは5分刻みで入力できます。（時刻の設定は変更可能）
休日には「休日」の勤務状況を選択します。
もし、休日に始業・終業時間を入れた場合は「エラー」と表示されます。
休日出勤をした場合は勤務状況を「休日出勤」にすることでエラーが解消し、休日出勤時間に勤務時間が反映されます。
通院などで、中抜けした場合は手入力で時間を入れることで、入力した時間分が実労働時間から控除されます。
年休
年休は当月の残日数のみ管理できるようになっています。
勤怠実績を入力する前に「前月残日数」を手入力してください。
「年休」を選択すると「当月残日数」が自動的に減ります。
「午前半休」または「午後半休」を選択すると、0.5日減るようになっています。
週40時間超の設定
週40時間超の割増計算も自動計算されるように設定しています。
ただし、前月の週時間を集計することができないので、勤怠担当者の方に手入力してもらう運用になっています。
入力方法は以下のとおりです。
日付マスタ
「日付マスタ」タブでは、以下の3点を変更できます。
- 勤務表の開始日（賃金計算期間）
- 土日以外の休日設定（祝日など）
- 年月のリスト設定
勤務表の開始日（賃金計算期間）
賃金計算期間とは、「末締め」「10日締め」「20日締め」などに合わせてカレンダーが変えられる機能です。
上記のセルに開始日を入力するとカレンダーが変更できます。
- 末締め→1
- 10日締め→11
- 21日締め→21
上記のように入力してください。
たとえば、20日締めの場合は以下のようになります。
このように、締日にあわせて勤務表が管理できるため、どんな会社でもお使いいただけます。
祝日
祝日は日付を設定することで、カレンダーの曜日が赤くなります。
たとえば、12月1日に創立記念日を追加すると以下のようになります。
労サポくん年単位で対応していますので、1年に1回メンテナンスが必要です。
年月
年月は勤務表の年月のプルダウンを設定するところです。
デフォルトでは2040年まで設定してます。自由に削除、追加をしてください。
時間マスタ
時間マスタでは以下の設定ができます。
- 所定労働時間
- 60時間超割増
- 休憩
- 始業・終業時間
所定労働時間
所定労働時間は8時間未満に設定することで法定内残業が発生するようになります。
所定労働時間が「8:00」だと法定内残業は発生しません。
たとえば、「7:30」と変更した場合は以下のように計算されます。
60時間超割増
60時間超割増は残業時間が60時間を超えた場合に計算されるように設定している時間です。
60時間超が適用されている会社では変更する必要はありません。
60時間超を適用されていない会社は「1,000:00」と設定し、計算されないように設定してください。
なお、2023年4月以降は全社適用されますので、必ず「60:00」と設定しましょう。
休憩
休憩は実労働時間が6時間を超えると1時間控除する計算になっています。
もし、45分に設定したい場合は「0:45」と入力してください。
始業・終業時間
始業・終業時間はプルダウンから選ぶようになっており、デフォルトでは5分単位で選択できるようになっています。
時間の設定は「時間マスタ」タブの始業・終業時間を変更することで、勤務表の選択できる時間を変更できます。
たとえば、15分単位に設定したい場合は以下のような手順になります。
労サポくん始業・終業時間を手入力したい場合はExcelの「データ入力規則」をクリアしてください。
ただし、手入力だと入力ミスが起きやすいので注意しましょう。
勤務区分マスタ
勤務区分とは、「出勤」や「休日」「年休」など、勤務状況の区分のことです。
勤務区分マスタでは、勤務の状況と日数のカウントを設定しています。
勤務区分を追加する場合は以下の手順で行います。
労サポくん出勤日数のカウントをする場合は「出勤フラグ」の数式をコピーしてお使いください。
時間外丸め
時間外丸めタブでは、給与計算用として残業時間の丸めに対応するためにExcelの数式を記載しています。
デフォルトでは15分単位で切り上げる設定にしています。
また、給与計算は10進数で行われるため60進数から10進数に変換して表示しています。
丸めを修正する場合は、勤務表の「給与計算用」の数式を変更してください。
また、変更したあとに表示形式が変わってしまう場合があるので、「標準」に変更してください。
Excel勤務表 Q&A
- 実労働時間が6時間未満で休憩を取っている従業員がいました。
どうすればいいでしょうか。 -
「中抜け」に手入力で休憩時間を入れてください。入力は「〇：〇〇」でお願いします。
- 日曜の休日出勤と、その他の休日出勤で割増率が違うので分けてほしいです。
-
こちらをダウンロードしてください。分けたものを作りました。
下記「労サポSTORE」から「労サポ_勤務表_休出分離」を選択し、ダウンロードしてください。
- 7時間30分を超えた時間から1.25倍の割増で計算しています。
法定内残業をなくしていただけませんか。 -
こちらをダウンロードしてください。法定内時間を計算しないものを作りました。
下記「労サポSTORE」から「労サポ_勤務表_法内残なし」を選択し、ダウンロードしてください。
- 土日が赤くなるのをやめてほしいです。
-
「条件付き書式」を以下のように一部削除してください。
STEP条件付き書式のルールの管理を開くSTEP下2つのルールを削除なお、祝日については「日付マスタ」の祝日を全部削除すれば赤くなくなります。
- サンプルにデジタルのハンコがありますが、これは何ですか。
-
Excelでデジタルでも承認ができるように、デジタルハンコをサンプルに用意しました。
もちろん、印刷してハンコを押して承認していただいても構いません。
- 1人分しか入力できないのですが、どうすればよいのでしょうか？
-
下記のようにファイルをコピーして名前を変更したうえでお使いください。
まとめ
Excel勤務表は、β版（試用版）として下記「労サポSOTRE」から無料でダウンロードができます。
β版のためエラーが出る可能性があります。エラーが出た場合は下記のリンクから内容を報告していただけると非常に助かります。
※個別にエラー対応の報告はせず、改善次第サイトにアップします。