【チェックリストあり】産休・育休手続き完全マニュアル【社労士がわかりやすく解説】

 

産休・育休手続きがわかりません。
私は何をすればいいのでしょうか・・・。

そんな悩みにお答えします。

労サポくん

この記事を書くのは社会保険の専門家である社会保険労務士です。

この記事でわかること
  • 産休期間の調べ方
  • 産休の手続き
  • 育児休業の手続き
  • 育休明けの手続き
担当者目線で手続き方法を解説していきます。

「産休・育休手続きなんてやったことがない」そんな方は多いんじゃないでしょうか。
大企業だとやる機会はありますが、中小企業だとなかなかやる機会がないですよね。

この記事では、難しい法律のことは置いといて、「担当者が何をすればいいのか」に焦点を絞って解説します。

また、私が作ったチェックリストもダウンロード可能です。

産休・育休の手続きについて知りたい方はぜひご覧ください。

目次

産休・育休手続きの全体像

まずは全体の流れを把握しておきましょう。

産休・育休手続きの全体像は次の通りです。

  1. 産前休業
  2. 出産
  3. 産後休業
  4. 育児休業
  5. 育児休業延長
  6. 育休明け

手続きのタイミングは全部で6つに分けました。

長くて2年数ヶ月対応していくことになるので、スケジュールをきっちりおさえながら手続きを進めていきましょう。

では、一つ一つ手続きを解説していきます。

①産前休業

産前休業に入る前に従業員から報告を受けるところから解説していきます。

まず従業員から妊娠の報告を受けたら「出産予定日」を聞きましょう。
出産予定日がわかれば産前休業がいつになるのかわかります。

どうやって調べるかというと下記のサイトから調べることができます。
「出産予定日から42日さかのぼって・・・」なんて考えなくても大丈夫です。

産休と育休の休業期間の計算

報告を受けたら社内だけの申請書を書いてもらいましょう。
サンプルはこちら

なぜ必要かというと「〇〇日から産休に入ります」という証明書になるからです。
長期的な休暇ですから、さすがに口頭だけだと忘れちゃいますからね。

社内的な申請用紙をもらったら、いよいよ公的な書類の続きです。

「産前休業」で必要な書類

  1. 産前産後休業取得者申出書(健保・厚年)

提出するタイミング

  • 産前休業に入ってから

上記の通り。

産前休業の必要書類は『産前産後休業取得者申出書』のみです。添付書類は特にありません
また、提出するタイミングは産前休業に入ってからになります。

例えば、10月10日に産前休業に入るとしたら、提出するのは10月10日以降です。
早く出しすぎると受けるつけてもらえないことがあるので注意しましょう。

産前産後休業取得者申出書を提出することによって、社会保険料が免除されます。
逆に遅すぎると、社会保険料が多く請求されてしまうので、産休に入ったタイミングで提出するのがベストです。

産前産後休業取得者申出書の記入例↓

初めて産前産後休業取得者申出書を提出する時は、記入例に書いているところ以外は書かなくても大丈夫です。

また、産前休業の時に提出する場合は「出生時の氏名」と「出産年月日」は子供が生まれていないため空欄で提出します。

労サポくん

ちなみに、産前産後休業取得者申出書の提出が遅れても支払う保険料は翌月に遡って精算されますのでご安心ください。
産休に入った従業員から社会保険料の徴収を止めるのは忘れないようにしましょう。

②出産

従業員から出産の報告を受けたら、書類の作成に入りましょう。

「出産」で必要な書類

  1. 出産育児一時金支給申請書(健康保険)
  2. 出産手当金支給申請書(健康保険)
  3. 健康保険被扶養者異動届(健康保険)※子供を扶養する場合

提出するタイミング

  • 従業員が出産をしてから

一つ一つ解説していきます。

①出産育児一時金支給申請書(健康保険)

出産一時金は出産費用の補填として「42万円」を給付する制度です。
出産した人が全員がもらえる給付金なので、必ず申請しましょう。

また、添付書類として下記の書類を必要とする場合があります。

  • 出産費用の領収・明細書
  • 医療機関等から交付される合意文書(直接支払制度に係る代理契約に関する文書)

ちなみに直接支払制度は「病院の窓口で医療費から42万円引いときます」という制度です。
そうすると病院の窓口で支払うお金が少なくて済みますよね。

また、場合によっては領収・明細書にこのようなスタンプが押してあることが条件になることがあります。

産科医療補償制度は、出産時に予知せぬ事態が発生した結果、重度の障害を負ってしまった新生児やその家族に対して一定の補償を与える、医療機関が加入する制度です。
必要であれば領収・明細書にこのスタンプが押してあるか確認しましょう。

出産一時金は会社が加入している健康保険によって書類の書式や証明書が異なります。

必ず会社が加入している健康保険のホームページから必要書類ダウンロードするようにしましょう。

②出産手当金支給申請書(健康保険)

出産手当金は産休中に給与が払われない従業員に支給される給付金です。

金額は標準報酬月額の3分の2になります。

提出時期はネットで調べると産休に入ってからと書かれていることがありますが、実務上は出産後になります。
なぜかと言うと、医師の証明が必要だったり、出産予定日と実際の出産日が違ったりすると手続きが面倒になるからです。

また、添付書類は下記のものが必要になる場合があります。

  • 出勤簿
  • 賃金台帳
  • 医師の意見書

『場合がある』という表現をしたのは会社が加入している健康保険によって添付書類が変わる場合があるからです。
申請する前に健康保険のホームページでご確認ください。

労サポくん

出産手当金支給申請書は医師の証明書が必要なため、産休に入る前に従業員に渡しておくとスムーズに手続きができます。

③健康保険被扶養者異動届(子供を扶養する場合)

子供が生まれると父か母の扶養に入って健康保険証を発行することになります。
その際に必要なのが「健康保険被扶養者異動届」です。

健康保険証の発行に関わってくるのでなるべく早く手続きしてあげましょう。

添付書類は下記のものが必要です。

  • 「住民票」または「戸籍謄本」

ただし、添付書類が省略できる場合や、追加で書類が必要になる場合があります。
これも会社が加入している健康保険によって異なるので加入している健康保険のホームページをご確認ください。

③産後休業

続いて出産が終わってからの産後休業です。

必要な書類は下記の1点のみ。

「産後休業」で必要な書類

  1. 産前産後休業取得者申出書(健保・厚年)

提出するタイミング

  • 出産日が確定してから

なぜ、産前休業と同じ書類をもう一回提出のかというと、出産日が変わっているからです。

産前休業の時はまだ「出産予定日」でした。
予定どおり出産予定日に出産する人は少ないですよね。

つまり、「出産日が決まりましたよ」という届出が必要になるんです。

そして出産日が確定になったことによって社会保険料の免除期間が変わる場合もあります。
産後休業は「出産日」から56日です。

どんなに産前休業が長くても、出産日から56日なので、産休終了日の月が変わると免除される月が変わることになります。

なので出産日が確定したら産前産後休業取得者申出書をもう一度提出するんです。

記入例は下記の通り。

産前休業の時の違いは、「子供の名前」「出産年月日」、『A変更』の欄を書くところです。

添付書類は特にありません。

労サポくん

提出のタイミングは育児休業等取得者申出書と一緒でもOKです。
忘れずに提出しましょう。

④育児休業

産後休業が終わると引き続き育児休業に入ります。

育児休業中も社会保険料が免除になり、かつ給付金が支給されます。
給付金の額は育休開始から180日までが平均賃金の67%、180日後は50%です。

育児休業に入って提出する書類は下記の通り。

「育児休業」で提出する書類

  1. 育児休業等取得者申出書(健保・厚年)
  2. 育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書(雇用保険)
  3. 休業開始時賃金月額証明書(雇用保険)

提出するタイミング

  • 育児休業に入ってから

必要な添付書類

  • 母子手帳の印鑑があるページのコピー
  • 振込口座の通帳の印鑑があるページのコピー
  • 出勤簿またはタイムカード(条件次第で省略可能)
  • 賃金台帳(条件次第で省略可能)
労サポくん

育児休業に入るタイミングで社内用の書類も用意しておきましょう。
フォーマットはこちらを参考に

育児休業等取得者申出書(健保・厚年)

産休が終わると引き続き育休に入ることになりますが、制度としては別の休業になるので、届出が必要です。
この「育児休業等取得者申出書」を届出することで育児休業中も社会保険料が免除されます。

記入例は下記の通りです。

記入する時に注意していただきたいのは「育児休業の終了年月日」です。
育児休業等取得者申出書の終了年月日は最高でも「子供の1歳の誕生日の前日まで」になります。

会社によっては初回で2歳まで休めることろもありますが、届出は「子供の1歳の誕生日の前日まで」が限界です。

1歳を超えて休業する場合は、後ほどご説明する「延長」の届出が必要になります。

でも、もし従業員本人が子供の1歳の誕生日より前に復帰したいという希望がある場合は「復帰日」が「育児休業の終了年月日」になります。

育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書(雇用保険)

育児休業の給付金は雇用保険になるので、提出先はハローワークです。

この「育児休業給付受給資格確認票・(初回)育児休業給付金支給申請書」(以下:育児休業給付金支給申請書)は次の「休業開始時賃金月額証明書」と一緒にハローワークに提出する書類になります。

記入例は下記の通り。

※出典:雇用保険のサイト

記入例では、まん中の「支給単位期間」が書かれていますが、実務上は書かないで提出する場合があります。

支給単位期間を書いて提出する場合
・育児休業から2ヵ月~4ヵ月目に提出
⇒従業員の賃金情報や振込口座を登録すると同時に、2ヵ月分の給付手続きを行う

支給単位期間を書かないで提出する場合
・育児休業に入ってからすぐ提出
⇒従業員の賃金情報や振込口座を登録するだけ

「登録と給付手続きを同時に行う」か「登録するだけ」かで少し対応が違います。

どちらが正解ということはないのでやりやすい方で手続きをして下ください。

労サポくん

ちなみに私は、育児休業に入ってからすぐ届出した方が忘れないので、とりあえず登録だけして、2ヵ月後に給付金の申請を改めてする手順で行っています。

そして、育児休業給付金支給申請書の添付書類は2つです。

添付書類

  • 母子手帳の印鑑があるページのコピー(親と子が記載されている住民票でも可
  • 振込口座の通帳の印鑑があるページのコピー

「母子手帳」は、印鑑があるページが必要です。たまに母子手帳の表紙のコピーをもらう場合がありますが、ハローワークで受け付けてくれないので、必ず印鑑があるページを添付しましょう。

「通帳」も印鑑があるページが必要になります。なぜかと言うと「印鑑」が育児休業給付金支給申請書の「金融機関による確認印」の代わりになるからです。

通帳のコピーがない場合は本人に銀行に行ってもらって、「金融機関による確認印」を押してもらう必要があります。
通帳のコピーを添付することで「金融機関による確認印」を省略することができるんです。

最後に従業員本人の署名・捺印の省略方法をご紹介します。

平成30年から同意書をもらうことで従業員本人の署名・捺印の省略が可能になりました。
同意書はの例はこちら
同意書についてはこちら

同意書は添付する必要はなく、社内で保管しておけばOKです。
届出の仕方は申請者の氏名・署名欄に「申請について同意済」と記載して提出します。

出典:厚生労働省

初回終了後は2ヵ月に1回育児休業給付金支給申請書を提出します。

2回目以降は、紙で提出する場合は賃金台帳と出勤簿のみ添付が必要です。同意書をもらっているのであれば上記のように記入すれば事業主印だけで本人の捺印はいりません。

また「電子申請」の場合、2回目以降は添付書類は特に必要なく送信するだけになります。

育児休業給付金終了時の書き方

育児休業給付金はハローワークからもらえる通知書に次回の申請期間が書かれているので、それにそって申請すれば自然に終了となります。

出典:厚生労働省

ただし「次の申請はあと数日だけ」と言う場合は、育児休業給付金支給申請書の「最終支給単位期間」に残りの数日を書いて申請することもできます。

最終支給単位期間の書き方

・復職日:平成31年4月22日
給付申請期間の区切りH31.2.10~H31.3.9、H31.3.10~H31.4.9だった場合の記入例

出典:雑務な日々

休業開始時賃金月額証明書(雇用保険)

休業開始時賃金月額証明書は育児給付金の給付額の基準を決める書類です。
育児休業給付金支給申請書と一緒にハローワークに提出します。

記入例は下記の通り。

※出典:雇用保険のサイト

書き方は離職票とほぼ同じで、育児休業を開始した日からさかもぼって6ヵ月の賃金を書きます。

ただし、産休中は大半の会社は無給になると思うので、産休中の期間は記入例のように賃金は0円と書いて、「自〇〇.〇〇.〇〇 至〇〇.〇〇.〇〇 産休のため賃金なし」と記入しましょう。(いつからいつまでと言う意味)

例にもある通り、備考に上記のような記載をすることによって、産休の期間を省略して書くことができます。(例だと10月の次は7月になっており、8月・9月が省略されている)

添付書類は下記のものが必要です。

  • 出勤簿またはタイムカード
  • 賃金台帳

ただし、照合省略対象事業主が電子申請の場合は添付書類は不要です。
詳細はこちら

提出するタイミングは育児休業給付金申請書と同じです。登録だけだったら、育休後すぐに。登録と給付を同時に行うのであれば育休開始から2ヵ月~4ヶ月後にハローワークへ提出します。

労サポくん

ちなみに「照合省略の認可」を受けた場合は出勤簿・賃金台帳が省略できます。詳しくはこちらをご覧ください。

以上が育児休業を開始した時の手続きです。

⑤育児休業延長

育児休業の延長とは、子供が1歳を超えて育児休業することを言います。

延長の手続きは大きく分けて2つ。

  1. 社会保険(健保・厚年)免除の延長
  2. 育児休業給付金(雇用保険)の延長

社会保険料(健保・厚年)免除の延長

社会保険料免除の延長には理由は問われていません。
次に説明する「保育所の入所が認められず待機児童となった場合」などの理由は必要ないんです。

例えば、会社で「育児休業は2年までOK」となっていれば、延長の届出をすることで社会保険料が免除になります。

「育児休業延長(社会保険)」の必要書類

  1. 育児休業等取得者申出書(延長)

提出のタイミング

  • 育児休業の延長が決まったら

記入例は下記の通り。

青色で囲った箇所を記入します。ポイントは、中段の「A延長」です。

上段で記入するのは育休開始の時に提出した内容と同じ内容を書き、「A延長」の欄には1歳以降の延長終了期間を記入します。

添付書類は特に必要はなく、健康保険・厚生年金両方に提出すれば完了です。(協会けんぽの場合は日本年金機構に1枚提出するば大丈夫です)

延長期間を超えて提出する場合

もし、届出漏れにより子供の誕生日より後に提出した場合は「延長には記入せず新規と同じ書き方」で提出します。

例えば、子供の誕生日が令和02年1月10日で、令和3年1月9日まで育休を申請してた人の延長が決まったにもかかわらず、届出を忘れて令和3年1月10日以降に提出する場合、延長の届出は「育児休業等開始時年月日が1月10日」「育児休業等開始時年月日が6月9日」と記入し届出することになります。

簡単にいうと、「当初申請していた期間を過ぎた場合は、もう一回新規で育休申請してください」ということです。

育児休業給付金(雇用保険)の延長

社会保険料の免除とは違い、育児休業給付金の延長には理由が必要です。

理由は次の5つ。

  1. 保育所における保育が実施されないこと(待機児童)
  2.  養育を予定していた配偶者の死亡
  3. 養育を予定していた配偶者の負傷・疾病等
  4. 養育を予定していた配偶者との婚姻の解消等による別居
  5. 養育を予定していた配偶者の産前産後休業等

この5つどれかに該当すると育休給付金が延長できます。

でも多くの方は①の「保育所の入所が認められず待機児童となった場合」で延長するはず。
なので、ここからは待機児童となった場合に絞って解説していきます。

「育児休業給付金延長」の必要書類

  1. 育児休業給付金支給申請書(ハローワークからもらう)

提出するタイミング

  • 育児休業の延長が決まったら

必要な添付書類

  • 保育所入所不承諾通知書のコピー

延長する際の育児休業給付金支給申請書の記入例は下記の通り。

※出典:はぐくむ

育児休業給付金支給申請書に「延長理由」と「延長期間」を書いて提出します。

また、添付書類は「保育所入所不承諾通知書のコピー」が必要です。

保育所入所不承諾通知書とは「保育所に申し込んだけど入居できなかったという証明」です。市区町村から従業員本人宛に送られてきます。

そしてこの時のポイントは、通知書に書かれている「申込年月日」が子供が1歳未満の年月日であること。

つまり、子供が1歳に満たない時に保育所の入所の申込をしていないとダメです。

もし「申込年月日」が1歳を過ぎた通知書の場合は給付金の延長は認められません。
ご注意ください。

無事提出して認められたら、1歳6ヵ月まで延長できます。

1歳6ヵ月たっても保育所が見つからなかった時

1歳6ヵ月になっても、なお保育所が見つからなかった場合は、再度同じ手続きをします。

育児休業給付金支給申請書と保育所入所不承諾通知書のコピーをハローワークに提出して、2歳まで延長しましょう。

労サポくん

ちなみに、育児給付金の延長は2歳までです。2歳を超えると給付金は支給されません。

⑥育休明け

さて、最後の手続きです。

育休明けの手続きは下記の通り。

「育休明け」の必要書類

  1. 育児休業等終了時報酬月額変更届(健保・厚年)
  2. 養育期間標準報酬月額特例申出書(厚年)

提出するタイミング

  • 仕事復帰日の月から3か月後

育児休業等終了時報酬月額変更届(健保・厚年)

育児休業等終了時報酬月額変更届(以下:育児月変)は仕事復帰した月から3か月後に行われる月額変更です。
仕事復帰した時の標準報酬月額は、産休に入る前の標準報酬月額になります。

しかし仕事復帰した場合、育児があるため短時間勤務で働くことになるので、その分賃金は下がりますよね。
なので仕事を復帰してから3ヵ月後に月変を行って社会保険料を下げる手続きを行うのです。

通常の月額変更との違いは、1等級でも下がると改定が行われること。

給与計算システムでは自動判定しない場合があるので、提出を忘れないように注意しましょう。

育児月変の記入例は下記の通り。

添付書類は特にありません。

通常の月額変更届とほとんど変わりませんが、従業員本人の署名・捺印が必要になります。
ただし、電子申請の場合は署名の代わりに委任状を添付する必要があります。

委任状のフォーマットはこちら
※PDFにして送信してください。

養育期間標準報酬月額特例申出書

育児月変と同時に養育期間標準報酬月額特例申出書(以下:養育特例)の作成をします。

養育特例とは『育休明けで標準報酬月額が下がった人の年金が下がらないようにする特例』です。

もう少し詳しく説明すると、「育休を理由に社会保険料が下がってるのに、将来もらう年金まで下がるのは不公平」ということから「実際に給料から引かれる社会保険料が下がっても、将来もらえる年金は下げないまま育休前の社会保険料を払ったとみなして年金を計算しますよ」という制度になります。

詳しい解説はこちらの記事で解説していますので、あわせてご覧ください。

養育特例申出書の記入例は下記の通り。

詳しい書き方は上記「あわせて読みたい」をご覧ください。

添付書類

  • ⼾籍謄(抄)本、または⼾籍記載事項証明書
  • 住民票の原本(申請者と子が同居していることが確認できること)

住民票は、従業員(申請者)と子供が一緒に印字され、同居していることが確認できなければいけません。(同居の確認をしたいからです)

添付書類の取得には時間がかかるので、実務上は育児月変を先に提出します。

その後書類がそろい次第、養育特例を提出する流れです。

労サポくん

ちなみに、養育特例は2年さかのぼって適用できます。
今まで知らなかったという場合は、今からでも救済できる可能性があるので、早急に手続きしましょう。

まとめ

産休、育休はたびたび法改正がされてかなり複雑になっています。

特にスケジュールをしっかり管理しないと届出漏れが発生するので、必ずスケジュール表は作るようにしましょう。

スケジュールとチェックリストがセットになったExcel表を下記からダウンロードできます。
ご自由にお使いください。

以上、産休・育休手続き完全マニュアルでした。
この記事がご担当者様のお役に立てると幸いです。

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管理人:キタ コウタロウ
社会保険労務士・WEBライター
給与計算や社会保険業務など労務の仕事を約10年、人事労務部門のマネージャーを約2年経験。現在は独立し、人事労務に特化したWEBライターとして活動しています。
WEBメディアの記事執筆、または記事監修は随時承っております。気軽にお問い合わせください。
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