AI（GeminiやChatGPTなど）の活用が浸透するにつれて、人事労務の現場においてもAIは欠かせないパートナーとなりつつあります。
しかし、人事労務担当者が最も懸念するのは、「入力した給与データや面接の評価コメントが、AIの学習に使われてしまい、他社への回答として流出すること」ではないでしょうか。
本記事では、Googleの公式サイト情報に基づき、無料版のGoogleアカウントと企業向け有料版である「Google Workspace」の違いを解説します。
無料版GoogleとGoogle Workspaceの違い
結論から申し上げますと、無料版と有料版（Google Workspace）では、データの扱いに関するルールが異なります。
無料版と有料版（Google Workspace）の機能やセキュリティの違いは以下のとおりです。
無料版とGoogle Workspaceの機能・セキュリティ比較表
| 比較項目 | 無料のGoogleアカウント (個人用) | Google Workspace (企業用) |
| データの所有権 | 個人 | 企業（組織） |
| AI学習へのデータ利用 | 利用される可能性あり | 利用されない |
| アプリ内のGemini | 利用できない | 利用できる |
| 管理機能 | 自分で管理 | 管理コンソールで一元管理 |
参考：Google Workspace の料金 – Google Workspace
このように、有料版（Google Workspace）ではセキュリティ面においても無料版と異なります。
そもそも「AIに学習される」とは？
そもそも「データが学習される」とは、利用者がAIに入力した情報（文章やデータ）が、AI提供元企業のサーバーに蓄積され、AIモデルの精度を向上させるための「新たな学習用データ」として二次利用されることをいいます。
入力データがAIの学習用データとして組み込まれた場合、入力した情報はAIの知識の一部として保持されます。その結果、社外の第三者が該当のAIを利用した際に、自社が入力した機密情報や個人情報がAIからの回答として意図せず出力（漏洩）してしまう危険性が生じます。
人事労務部門では、極めて機密性の高いデータを扱うため、不用意なAI利用は深刻な事態を招く恐れがあります。
無料のGoogleアカウント：データが「学習」される可能性がある
個人向けの無料GoogleアカウントでAI（Gemini）を利用する場合、サービス向上のために会話の内容がGoogleによって保存されるため、AIモデルの学習に使用される可能性があります。
ただし、個別に設定で学習をオフにすることも可能であることも事実です。
しかし、会社としてAIを使用する場合、従業員個人に設定を任せるのは、組織としてリスクが高くなります。そのため、会社で無料GoogleアカウントからAI（Gemini）を利用するのは避けた方が望ましいでしょう。
Google Workspace：データは「学習」に使われない
企業向けの有料版であるGemini（Google Workspace with Gemini）を利用する場合は、データがGoogleのAIモデルの学習に使用されることはありません。
Googleの公式ドキュメントには、以下のように明記されています。
【公式情報の引用】
「Google は、Google Workspace サービスの基盤となる生成 AI モデルのトレーニングに Workspace のデータ（プロンプトや生成されたコンテンツを含む）を使用することはありません。」
出典：Google Workspace の生成 AI に関するセキュリティ、プライバシー、コンプライアンス – Google Workspace Admin ヘルプ
例えば、Google Workspace上で「A社員の必要な手続きを教えて」と社員の情報をAIに入力しても、その情報が組織の外に漏れることも、GoogleのAIを賢くするために利用されることもないということです。
Google Workspace with Geminiは、「学習に使われない」という確約があるからこそ、人事労務でAIを使用できる環境になります。
ただし、有料版で学習はされないとはいえ、むやみに個人情報を入力するのは避けた方が良いでしょう。必要最低限の情報を入力してAIを活用することをおすすめします。
無料アカウントと有料のアカウントで扱いが異なる理由
なぜ、無料アカウントと有料のアカウントでは扱いが異なるのでしょうか。それはデータとアカウントの「持ち主」がの違いにあります。
無料アカウントの所有者は「個人」
無料のGmail（@gmail.com）は、個人がGoogleと契約して利用するものです。
例えば、人事担当者が個人のGmailで採用候補者とのやり取りを保存していた場合、その担当者が退職した際は、会社はそのアカウントにアクセスする権利を持ちません。
退職者が「個人のものです」と主張すれば、重要な採用データや労務履歴がそのまま持ち出されてしまうリスクがあります。
Google Workspaceの所有者は「企業（組織）」
一方で、Google Workspaceでは、アカウントの所有権は「企業」にあります。管理画面を通じて、以下のような権限を行使できます。
- アカウントの停止: 退職の際にアカウントへのアクセスをブロックできる。
- データ継承: 退職者のメールやドライブ内のファイルを後任のアカウントへ移行できる。
- 監査ログ: 「いつ、誰が、どのファイルをダウンロードしたか」を追跡できる。
会社としてGeminiを使用する際に、管理権限を持つGoogle Workspaceの利用が推奨されるのは、こうした個人に対して制限や追跡が可能である点が大きからです。
会社でAIを安全に運用するために人事労務が主導すべきこと
Google Workspaceという安全なシステムを導入しても、それを扱う「人」のルールがなければリスクはゼロになりません。AI利用が一般的になった今、人事労務部門が主導して以下の対策を行う必要があります。
生成AIの利用規定の策定
Google Cloudの公式ブログでも、生成AIの安全な利用のために「AUP（Acceptable Use Policy：利用規定）」を設けることの重要性が提唱されています。社内規定やAIガイドラインとして主に以下の項目を明文化しましょう。
- 許可・禁止ツールの明示: 「業務利用は会社が管理するGoogle Workspace上のAI（Geminiなど）のみとし、個人の無料AIアカウントへの業務データ入力は懲戒の対象とする」といったルールを定める。
- 入力禁止データの定義: AIに学習されない環境であっても、「マイナンバー」や「未公開の財務情報」などはプロンプトに入力しないなど運用上の制限を設ける。
- 生成物の責任の所在: AIの回答は必ずしも完璧ではないため、「最終的な事実確認（ハルシネーションのチェック）と利用の責任は、出力した本人が負う」ことを明記する。
【公式情報の引用】
「AUP においては、使用を許可するツールの一覧はもちろん、禁止するツールの例外リクエストをどのように管理するかといった内容も含めるようにしましょう。（中略）企業のデータおよびリソースの使用に関して、推奨事項と禁止事項を AUP で明確に示すことで、企業の全体的なリスク管理プログラムに沿ってリスクを軽減することが可能となります。」
出典：生成 AI の利用規定（AUP）策定の重要性を考える | Google Cloud 公式ブログ
部署（組織部門）ごとのAIアクセス権限制御
全社員に一律でAIを開放するのが不安な場合、Google Workspaceの管理コンソールを使えば、部署やグループごとにAI機能のオン・オフを細かく制御できます。
「まずはセキュリティ研修を受講した人事部と情報システム部のみ、Gemini機能を有効化（オン）にする」といったスモールスタートも可能です。
【公式情報の引用】
「設定を一部のユーザーにのみ適用するには、横にある [組織部門]（主に部署に使用）または [グループ]（高度な設定）を選択します。」
出典：gemini.google.com へのアクセスを有効または無効にする – Google Workspace Admin ヘルプ
「シャドーAI」を防止するための周知
従業員が会社に隠れて個人の無料AIツールを使う「シャドーAI」は、情報漏洩の最大の原因です。「AI利用を全面的に禁止する」というルールは、隠れて使う従業員を生むだけで逆効果になりがちです。
「会社が学習されない安全なAI環境（Google Workspace）を用意したから、業務には必ずこれを使ってほしい」とセットで社内アナウンスするなどの対策も必要となります。
まとめ：人事労務のAI活用は「安心」を買うことから始まる
人事労務にとって、業務効率化は重要な課題です。しかし、それ以上に「従業員の情報を守る」ことは、企業の信頼に関わる最重要責務といえるでしょう。
無料のGoogleアカウントは手軽ですが、そこには「データが学習されるリスク」や「管理不能なリスク」が潜んでいます。一方で、Google Workspaceは、企業がAIを活用することを前提に設計されており、強固なセキュリティが施されています。
【公式情報の引用】
「生成 AI は、お客様が自らデータの選択と管理を行えるようにするための、Googleの基本的なプライバシー保護の取り組みを変えるものではありません。・Gemini とのやり取りが組織外に開示されることはありません。Gemini は、お客様の許可なくコンテンツを組織外に共有することはありません。
・既存の Google Workspace の保護は自動的に適用されます。Gemini は、他の Google Workspace サービスと同じエンタープライズ グレードのセキュリティを提供します。
・お客様のコンテンツが他のお客様のために使用されることはありません。 お客様のコンテンツは、人間によってレビューされることも、許可なくお客様のドメイン外で生成 AI モデルのトレーニングに使用されることもありません。」
もし、人事労務でAI（Gemini）を活用する場合は無料のアカウントではなく、有料のGoogle Workspace（Business Standard以上推奨）への移行を検討することをおすすめします。
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※Google Workspaceの設定代行サービスは提供しておりません。
