こんにちは、社労士のキタです。
ダウンロードしたCSVデータをシステムに取り込むと何もしていないのにエラーが出た経験はありませんか？
おそらくエラーの原因は先頭の0がなくなっているからです。（0落ちと言います）
しかし原因がわかっていても「0落ちしないで編集する方法がわからない」ですよね。
そこで今回はExcel2020以降のバージョンで0落ちしないでデータを編集する方法をご紹介します。
0落ちとは？
そもそも「0落ちって何？」と思った方もいらっしゃると思うので、簡単に説明します。
たとえば社員番号0001の新入員子さんがいたとします。
CSVファイルをダウンロードしてみる。
すると社員番号が「00001」ではなく「1」と表示されています。
これが「0落ち」です。
0落ちすると以下のようなことが起こります。
- アップロードしても取り込めない
- VLOOKUPが使えない
- 手作業で修正が必要
これでは作業が増えるだけですよね。
そこでエクセルを使って0落ちせずにCSVファイルを編集するやり方をご紹介します。
CSVを0落ちしないで編集する方法
では本題です。
CSVを0落ちしないで編集するやり方は以下の通り。
- 新規でエクセルを開く
- 「データ」タブをクリック
- 「テキストまたはCSVから」をクリック
- 対象ファイルを選択
- 右下の「データ変換」をクリック
- 0落ちしている列を選択して「データ型：整数」をクリック
- 「テキスト」をクリック
- ダイアログボックスが表示されたら「現在のものを置換」をクリック
- 「閉じて読み込む」をクリック
- 0落ちしないテーブルが完成
新規の「空白のブック」 をクリックし ます。
画面上にある「データ」をクリックします。
左から2番目の「テキストまたはCSVから」をクリックします。
編集するファイルをクリックします。
このような画面が出てくるので、何もいじらずに右下の「データ変換」をクリックします。
「Power Queryエディター」という画面が開くので、上部の「データ型：整数」をクリックします。
「データ型：整数」をクリックすると上記のリストが出てくるので「テキスト」をクリックします。
このようなポップアップが出てくるので「現在のものを置換」をクリックします。
左上に「閉じて読み込む」をクリックします。
このように0落ちしていないデータが完成します。
自動的にエクセルの「テーブル」機能が作成されますが、気にしなくて大丈夫です。
上記の状態で編集すれば、0落ちしないでCSVファイルが編集できます。
編集後はCSVファイル形式で保存しましょう。
ちなみにファイル種類の選択で「CSV UTF-8」と「CSV」がありますが、 「CSV UTF-8」は新しいバージョン、「CSV」は古いバージョンと覚えておきましょう。
とりあえず「CSV UTF-8」を選んでおけば大丈夫です。
まとめ
事務担当者もシステムを使うことが多くなり、CSVデータの編集作業は日常になってきました。
今後は事務担当者もCSVの編集は必須のスキルです。ぜひこの記事を参考にチャレンジしてみてください。
以上参考になれば幸いです。
