【チェックリストあり】入社手続き書類一覧とトラブル対処法を解説

こんにちは、社労士のキタです。

従業員が入社したときの必要な書類は把握できてますか?

本来ならチェックリストを作成した方が漏れがなくできますが、忙しくてなかなか用意できない方もいらっしゃると思います。

そこで今回は、採用が決まった時から入社するまでに必要な書類のチェックリストをご用意しました。

私が作った簡単なチェックリストは下記からダウンロードできます。

また各種書類のテンプレートもご用意していますので、よろしければお使いください。

書類テンプレート

労サポくん

この記事では必要書類の一覧と入社手続きのトラブル対処法を解説します。

この記事でわかること
  • 採用から入社までに必要な書類
  • 入社手続きのトラブル対処法
  • 手続き漏れの対策
入社の書類はいっぱいあって大変だよね
目次

内定から入社までに必要な書類

まずは全体像をつかみましょう。

この記事では内定から入社までの流れを大きく3つに分けて解説します。

  1. 入社前に渡す書類
  2. 入社後にもらう書類
  3. 入社後に手続きする書類

これら3つをグループ分けした際に必要な書類を見ていきましょう。

①入社前に渡す書類

・雇用契約書兼労働条件通知書
・採用通知書(内定通知書)
・誓約書
・入社承諾書
・身元保証書

②入社後にもらう書類

・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・前職の源泉徴収票
・扶養控除申告書
・給与振込先申請書
・通勤交通費申請書
・住民税・特別徴収継続
・健康保険被扶養者(異動)届
・国民年金3号被保険者関係届
・マイナンバー
・住民票記載事項証明書(住民票)
・健康診断の結果
・個人情報保護法に基づく誓約書
・資格証明書(あれば)

③入社後に手続きする書類

・健康保険被保険者資格取得届
・厚生年金被保険者資格 取得届
・雇用保険被保険者資格 取得届
・住民税異動届(特別徴収・給与支払報告に係る給与所得者異動届出書)

上記以外にも社内的に必要な書類もあると思います。必要な書類はそれぞれ確認しましょう。

入社手続きのトラブル解決

ここからは、入社の手続きをする際のトラブルとその解決方法をご紹介します。

今回ご紹介するトラブルは以下の通りです。

  • 年金番号がわからない
  • 雇用保険番号がわからない
  • 前職の源泉徴収票がもらえない

それぞれを解説します。

年金番号がわからない

年金番号がわからない場合は、以下2つの対応で解決します。

  1. マイナンバーを書く
  2. 年金手帳を再発行
  3. 本人に年金事務所へ電話してもらう

①マイナンバーを書く

厚生年金取得届にマイナンバーを書いても取得ができます。

しかしマイナンバーを書いた場合、機密情報書類になるため、郵送の際には注意しましょう。

また給与システムや労務システムに年金番号の登録が必要になる場合は、後日年金手帳の再発行などで番号を管理できるようにしてくと良いです。

②年金手帳の再発行

年金手帳の再発行は会社の担当者が行うことができます。

年金手帳再交付申請書を作成し、管轄の年金事務所に届出ます。

再発行された年金手帳は会社に送付されるので、厚生年金取得届を作成後、本人に渡しましょう。

③本人に年金事務所へ電話してもらう

手続きを急ぐ場合は、本人が年金事務所に電話をかけると教えてくれます。

会社の担当者が従業員の番号を聞いても教えてくれないので注意しましょう。

雇用保険番号がわからない

雇用保険番号がわからない場合は、備考欄に前職の会社と在籍期間を書きます。

出典:スマートキャンプ

また場合によっては、本人確認書類や履歴書のコピーの添付も必要になるので、あらかじめハローワークに確認しておきましょう。

前職の源泉徴収票がもらえない

年末調整の際に前職の源泉徴収票がなければ、原則年末調整はできません。
(国税庁:前の給与の支払者が支払った給与等の金額が分からないときの提出範囲より

もし源泉徴収票をもらえない場合は、確定申告するよう従業員本人に伝えましょう。

労サポくん

もし1月の給与までに間に合えば、再年調することも可能です。

入社書類漏れ防止にはシステムを活用しよう

従業員の入社手続きには多くの書類が必要です。

できればチェックリストを作成しておくと良いですが、実務に慣れてくるとチェックリストを使わずに進めることもあるでしょう。

とはいえ、漏れてしまうこともありますよね。

そこでオススメするのが「労務システム」です。

労務システムを使うことでチェックリスト代わりになるだけではなく、業務効率も上がります。

例として無料で使える以下2つのシステムをご紹介します。

  1. SmartHR
  2. ジョブカン労務HR

SmartHR

SmartHRは社会保険手続き、給与明細書、年末調整など勤怠・給与計算以外の労務を管理できるクラウドシステムです。

入社手続き管理画面は以下の通り。

smartHR入社手続き一覧
出典:SmartHR

このように何をいつ持って行くのかが分かりやすく表示されています。

上から順に沿って書類を用意して手続きすればいいので漏れがありません。

また下記のように手続きの進捗も確認できるので誰が見ても状況を把握できます。

smartHR入社手続き一覧2

SmartHRは15日間の無料体験、従業員30名以下であればそのまま無料で使えます。

ジョブカン労務HR

ジョブカンは勤怠・労務・給与計算など人事労務全般のシステムを安価で導入できる人気のクラウドシステムです。

入社手続き管理画面は以下の通り。

ジョブカン労務HR

項目別に情報を入力する形式になっています。

下記のように進捗状況が表示されているため、漏れている箇所があれば一目でわかります。

ジョブカン労務HR2

ジョブカン労務HRは30日間無料体験が可能。従業員5人までならそのまま無料で使えます。

まとめ

入社書類の作成は事前準備が大切です。

漏れがあれば、保険証発行の遅延や保険料の相違が発生するため、できるだけ早く届出るようにしましょう。

また最近は電子申請が整備され、クラウドシステムを活用する企業が増えてきました。

無料体験ができますので、試してみてください。

以上お役に立てれば幸いです。

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    管理人:キタ コウタロウ
    社会保険労務士・Webライター
    きた社労士事務所代表
    給与計算や社会保険業務などの労務業務を10年経験。その後、社労士として独立。人事労務コンサルのほか、Webメディアをの執筆・監修に力を入れています。
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