入社手続きがいつも漏れてしまいます。
どうしたらいいですか？
労サポくんそんな悩みにお答えします。
従業員が入社したときの必要な書類は把握できてますか？
本来ならチェックリストを作成した方が漏れがなくできますが、忙しくてなかなか用意できない方もいらっしゃると思います。
そこで今回は、入社手続きに必要な書類と入社時によく起こるトラブルの解決方法を紹介します。
また、採用が決まったときから入社するまでに必要な書類のチェックリストをご用意しました。とくに制限はかけていないので、自由にカスタマイズしてお使いください。
各種書類のテンプレートもご用意していますので、よろしければお使いください。
書類テンプレート
内定から入社までに必要な書類
まずは全体像をつかみましょう。
この記事では内定から入社までの流れを大きく3つに分けて解説します。
- 入社前に渡す書類
- 入社後にもらう書類
- 入社後に手続きする書類
これら3つをグループごとに、必要な主な書類は以下の通りです。
・雇用契約書兼労働条件通知書
・採用通知書（内定通知書）
・誓約書
・入社承諾書
・身元保証書
・雇用保険被保険者証
・年金手帳
・前職の源泉徴収票
・扶養控除申告書
・給与振込先申請書
・通勤交通費申請書
・住民税・特別徴収継続
・健康保険被扶養者（異動）届
・国民年金3号被保険者関係届
・マイナンバー
・住民票記載事項証明書（住民票）
・健康診断の結果
・個人情報保護法に基づく誓約書
・資格証明書（あれば）
・健康保険被保険者資格取得届
・厚生年金被保険者資格取得届
・雇用保険被保険者資格取得届
・住民税異動届（特別徴収・給与支払報告に係る給与所得者異動届出書）
上記以外にも社内的に必要な書類もあると思います。必要な書類はそれぞれ確認しましょう。
入社手続きのよくあるトラブルと解決方法
ここからは、入社の手続きをする際のトラブルとその解決方法をご紹介します。
今回ご紹介するトラブルは以下の通りです。
- 基礎年金番号がわからない
- 雇用保険番号がわからない
- 前職の源泉徴収票がもらえない
それぞれを詳しく解説します。
基礎年金番号がわからない
基礎年金番号がわからない場合は、以下3つのいずれかの対応で解決します。
- マイナンバーを書く
- 基礎年金番号通知書（年金手帳）を再発行
- 本人に年金事務所へ電話してもらう
①マイナンバーを書く
社会保険の資格取得届は基礎年金番号の代わりにマイナンバーを書いても手続きができます。
しかしマイナンバーを書いた場合、機密情報書類になるため、郵送の際には注意しましょう。
また給与システムや労務システムに基礎年金番号の登録が必要になる場合は、後日、基礎年金番号通知書（年金手帳）を再発行し、番号を管理できるようにしておきましょう。
②基礎年金番号通知書（年金手帳）の再発行
基礎年金番号通知書（年金手帳）の再発行は会社の担当者が行うことができます。
基礎年金番号通知書再交付申請書を作成し、管轄の日本年金機構事務センターに郵送します。
③本人に年金事務所へ電話してもらう
手続きを急ぐ場合は、本人が年金事務所に電話をかけると教えてくれます。
会社の担当者が従業員の番号を聞いても教えてくれないので注意しましょう。
雇用保険番号がわからない
雇用保険番号がわからない場合は、備考欄に前職の会社と在籍期間を書きます。
場合によっては、本人確認書類や履歴書のコピーの添付も必要になるので、あらかじめハローワークに確認しておきましょう。
前職の源泉徴収票がもらえない
年末調整の際に前職の源泉徴収票がなければ、原則年末調整はできません。
（国税庁：前の給与の支払者が支払った給与等の金額が分からないときの提出範囲より）
もし源泉徴収票をもらえない場合は、確定申告するよう従業員本人に伝えましょう。
労サポくんもし1月の給与までに間に合えば、再年調することも可能です。
まとめ
入社書類の作成は事前準備が大切です。
漏れがあれば、保険証発行の遅延や保険料の相違が発生するため、できるだけ早く届出るようにしましょう。
以上、担当者様のお役に立てれば幸いです。
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