【休憩が取れなかった従業員の勤怠管理】違法?残業代は?そんな疑問が解決

 

休憩が取れなかった従業員がいます。
勤怠をどうすればいいのかわかりません。

労サポくん

そんな疑問にお答えします。

この記事でわかること
  • 休憩が取れなかったら違法なのか
  • 休憩が取れなかった日の残業代
  • 休憩が取れなかった日の勤務表の書き方
忙しくて休憩が取れない時あるよね

こんにちは、社労士のキタです。

会社の勤怠管理をやっていると、従業員から「忙しくて休憩が取れなかった」と言われたことありませんか?

おそらく「よくある」が答えだと思います。

とはいえ、休憩と取れなかった時の勤怠について、決まりがないので自分たちで考えて運用していますよね。

なので現場によっては

  • 休憩を取らなければ違法、厳重注意だ
  • 定時に帰っているんだから残業代はない
  • 勤務表では休憩を取ったことにしてしまおう

上記のような考えや運用にしている会社もあると思います。

そこで今回は、法律と実務の観点から「休憩が取れなかった人の勤怠管理」について解説します。
参考になれば幸いです。

目次

休憩が取れなかったら違法なのか

結論、休憩が取れなかったら違法です。

とはいえ、現場からは「休憩を取りたくないわけじゃない。取れなかっただけだ」と主張するはず。
それもそうです。誰も休憩が取りたくないわけではないですから。

では、勤怠を管理する側の対応はどうすればいいのか。労働時間として認めてあげましょう。

例えば、9時から18時勤務で休憩が取れなかった場合「休憩1時間を労働時間として認めて9時間にする」ということです。

理由は簡単で、会社は労働した分の賃金を払う義務があるからです。もし、払わなければ未払い賃金が発生します。

「休憩が取れなかった」という理由で労働した分を労働していなかったことにする方が問題だと私は思います。

確かに休憩を取らせないのは違法です。しかし労働した分を払わないのも違法です。

従業員が休憩もせずに働いてくれたのですから、その分は払ってあげましょう。

労サポくん

休憩が取れなかった場合は、従業員の健康に支障をきたすおそれがあります。早急に休憩時間を確保できる労働環境の整備が必要です。

休憩が取れなかった日の残業代

繰り返しになりますが、休憩が取れなかった日は休憩時間を労働時間をみなします。
ということは、休憩なしで定時まで働いた日は、休憩時間分を残業していることになるのです。

例えば、9時から18時勤務で休憩が取れなかった場合、労働時間は9時間なるので、1時間の割増賃金が発生します。

このように、休憩時間分を労働時間としたときに所定労働時間を超えた場合は、残業代を払う必要があるということです。

休憩が取れなかった日の勤務表(勤怠システム)の書き方

最終的に勤怠を確定させるには、勤務表をが必要になりますよね。

では「休憩を取れなかった日の勤怠表をどのようにつければいいのか」疑問になると思います。

ということで、次からは私の経験してきた勤務表のつけ方をご紹介していきます。

エクセルの勤務表

エクセル勤務表は、休憩を取れなかった日について「休憩の数式を変えて算出」するようにしていました。

おそらくエクセル勤務表をお使いの会社であれば、休憩を自動計算させているところが多いと思います。

ですので、休憩時間の数式をいじったり、休憩を「0」に変えたりして労働時間を無理やり休憩時間分増やすやり方をしていました。

また、休憩を取れなかった日には備考か理由の欄に「多忙のため休憩取れず」など理由を必ず書くようにしましょう。

タイムカード

タイムカードの場合は、休憩を取れなかった日に手書きで休憩を取れなかったことを書くことから始まります。

最終的にデータを取り込む人が「この日は休憩が取れなかったんだな」とわかる方法で運用しましょう。

タイムカードの内容を集計する際は、エクセルや既存のソフトで集計すると思います。
集計が終わったら、休憩を取れなかった日を「手入力」や「修正」で勤怠データを確定させます。

勤怠システム

勤怠システムはいくつかパターンがあります。

  1. 勤務時間が6時間を超えたら自動的に休憩時間が控除される
  2. 勤務時間が12時から13時にまたがったら自動的に休憩時間が控除される
  3. 休憩しなかった日にチェックを入れると休憩時間を控除しなくなる
  4. 自分で休憩時間を入れる、または修正できる

こんなところでしょうか。

③、④は休憩時間を除くことができるので問題ありません。問題は①、②の休憩が自動で控除されるパターンです。

おそらく多くの会社は①か②のパターンだと思います。

①か②場合は、まずシステム会社に問い合わせて休憩を取れなかった日の対処法を確認しておきましょう。

問い合わせたうえで、どうしても自動的に休憩時間が控除される場合に私がやっていた方法は「終業時間を1時間伸ばす」です。

まず前提として、本来はやってはいけません。ですが、正確な労働時間を算出するために終業時間を1時間伸ばして、備考に「休憩が取れなかったため終業時間を修正」などと理由を書いて確定させていました。

これは苦肉の策です。時間を変えた理由は必ず書き残してください。

まとめ

今回は、休憩を取れなかった日の対応を解説しました。

休憩を取らなかったら確かに違法です。ですが労働した分の賃金を払わないのも違法です。

従業員が休憩もせずに働いてくれたのですから、その分は払ってあげましょう。

ただ、休憩が取れなかった場合は、従業員の健康に支障をきたすおそれがあります。早急に休憩時間を確保できる労働環境を整備必要です。

休憩を取れなかった理由を聞いて、今後の対策を行ってください。

今回は、専門家としてギリギリのところを解説しました。
ですが、私は現場の皆様の参考になればと発信しています。この記事が実際に作業を行っている方のお役に立てると幸いです。

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管理人:キタ コウタロウ
社会保険労務士・WEBライター
給与計算や社会保険業務など労務の仕事を約10年、人事労務部門のマネージャーを約2年経験。現在は独立し、人事労務に特化したWEBライターとして活動しています。
WEBメディアの記事執筆、または記事監修は随時承っております。気軽にお問い合わせください。
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