給与データを銀行に送信し終わったんですが、間違いに気づきました・・・。
ど、どうすればいいんですか！？
そんな悩みにお答えします。
労サポくんこの記事を書く私は、給与計算歴10年。労務の専門家である社会保険労務士です。
給与の組戻しとは
給与の組戻しとは、振込手続き完了後に指定した従業員の口座から会社の口座に支払った給料を返金してもらう手続きの事を言います。
組戻しを行うことでいったん返金され、再度振り込みなおすことで給与の修正ができるということです。
例えば、給与振込手続完了後にAさんの給与が200,000円ではなく、300,000万円だったことに気づき、組戻しを行うとします。
そうすると手順は下記のようになります。
- 組戻し手続きを行う
- 200,000円が会社の口座に返金される
- Aさんの口座に300,000円の振込手続きを行う
このように、組戻しとは「この口座に振込んだお金を返金してください」という手続きにということです。
組戻しの手続き
組戻しの手続きの仕方は、給与振り込みを行う際に使っている銀行に問い合わせてください。
時間との勝負になりますので、電話で問い合わせるのがいいでしょう。
「組戻しをしたい」と連絡を入れたら、銀行から組戻しの手続きに必要な書類がメールもしくはFAXで送られてきます。
※ネット対応できる場合もあります。
書類を受け取ったら、必要事項と間違った金額、口座番号を書き会社印を押したものを銀行に提出します。（FAXでも可能な場合あり）
書類の提出後、当日か翌日には返金されるという流れです。
組戻し後の振込
組戻し完了後に行うことは「給与振込」です。
正しい金額を再度振込なおすことになります。
給与担当者がやることは下記の手順です。
- 給与システムの修正を行う
- 汎用振込データ作成で修正した人だけの振込データを作成
- 総合振込で給与データを送信
まず、給与システムの修正を行ってください。
そのうえで修正対象者だけの給与振込データ作成します。
給与システムによっては1人だけの振込データを作成できない場合があるので、その場合はFBデータ送信用のソフトで直接口座と金額を登録して送信すれば大丈夫です。（もちろん紙み書いて直接銀行に持ち込んでもOK）
ただ、振込む場合は「総合振込」になります。
なぜかというと、給与振込ができるのは3営業日前という銀行が多いからです。
「総合振込」と「給与振込」の違いは2点です。
1つ目が手数料が違うという点。
給与振込より総合振込の方が手数料が高くなります。
2つ目が通帳の記載が変わること。
給与振込の場合は「給与」や「賞与」と記載されるのに対し、総合振込の場合は「会社名」が記載されます。
以上2点の違いがありますので、あらかじめ上司や従業員に説明した方がよいでしょう。
給与伝票の追加
細かい話ですが、給与伝票にも影響があります。
組戻しを行った場合は、出金⇒入金⇒出金という流れになるので、伝票も合わせて作成しなければなりません。
さらに、誤った伝票をすでに計上していた場合は、所得税や雇用保険料も影響するので、逆仕分けで取消す、もしくは追加で計上するという処理を行う必要があります。
もし人事部が給与、経理部が伝票を作成している場合は、経理に経緯を説明して伝票の起票をお願いしましょう。
まとめ
私の経験上、給与送信後に間違いに気づいた時は冷静ではいられません。
時間がないなか修正をして、手続きして、関係部署に説明をして、ということを行わなければならないのです。
慌ててまた間違ったらもともこもありません。まず冷静になって手順を確認しましょう。
以上給与の組戻しのやり方の解説でした。
担当者の皆様にお役に立てれば幸いです。
