給与計算をしたら差引支給額がマイナスの従業員が出ちゃったよ。どうしたらいいの？
労サポくんそんな悩みにお答えします。
給与計算で差引支給額がマイナスになる従業員が出て「どうしよう・・・。」と悩んでしまいませんか？
欠勤控除が多いために、社会保険料が控除できず差引支給額がマイナスになってしまうことは稀にあります。
しかし、初めて給与がマイナスになる従業員が発生して、どうしていいのかわからない方もいらっしゃるでしょう。
そこで今回は「マイナスの給与が出た時の請求方法」について解説します。
給与がマイナスになった従業員にマイナス分を請求する方法
欠勤控除が多く、給与より社会保険料が多い場合は差引支給額がマイナスになってしまいます。とくに長期休職している従業員は毎月マイナスの給与が発生するでしょう。
しかし、社会保険料は免除されていない限り支払わなければいけません。
そのため、支差引支給額がマイナスになる従業員に、その分を請求する必要があります。
請求をする方法は、次の3つが考えられます。
- 請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう
- メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう
- 現金で持って来てもらう
それぞれの請求方法を詳しく解説します。
請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう
1つ目が従業員に対して請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう方法です。
従業員本人宛にマイナス金額分の請求書を発行し、期日までに振り込んでもらいます。
請求書のサンプルは下記からダウンロードできます。よろしければご利用ください。
メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう
2つ目がメールやチャット口座を指定して振り込んでもらう方法です。
個人情報になりますので、送る際は十分注意して送ってください。
労サポくん請求書が必要になる場合は請求書のPDFを添付して送る必要があります。
現金でもらう
3つ目が直接現金をもらう方法です。
対象の従業員がすでに会社へ出勤している場合は直接現金でもらう方法もあります。
労サポくん現金の場合も請求書の発行が必要な場合があります。お金のやり取りの証拠を残しておくためです。
マイナス給与が出たときの注意点
マイナス給与が出た場合は給与計算時に以下のことを注意しましょう。
- 帳票と振込額が合わない場合がある
- エクセルデータにマイナスが混ざってしまう
帳票と振込額が合わない場合がある
給与計算システムによっては、出力される帳票にマイナスを含んだ差引支給額が含まれた状態になっている場合があります。
しかし「銀行へ送金する振込データ」には当然マイナス給与の人は除かれるので、帳票と振込データが合わなくなります。
「帳票」と「振込明細」の金額が合わないときは「マイナス支給が影響している」と覚えておき、差額の理由がわかるようメモなどを残しておきましょう。
エクセルデータにマイナスが混ざってしまう
給与計算のチェックや人件費の算出の際には、何かとエクセルデータを使うことが多いです。
マイナス給与が発生した月は、マイナス給与の人を含んで出力したデータで問題ないのか確認しましょう。
なぜなら集計作業の時にマイナスが入っていることで集計が狂う場合があるからです。
「なんか合わないな」と思ったら大抵「マイナスが入っていた」ということはよくある話です。
労サポくん重要な資料を作成する際は、とくに注意しましょう。
まとめ
マイナス給与が発生した時の請求方法は以下の3つです。
- 請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう
- メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう
- 現金で持って来てもらう
その時の状況や会社の方針に従って請求しましょう。
以上、担当者様の参考になれば幸いです。
社会保険や給与計算をミスした時にどう対処していいのかが事細かに書かれています。
実務経験豊富な著者の実体験をもとに書かれているので、参考になります。
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