給与がマイナスになった従業員にマイナス分を請求する方法

 

給与計算をしたら差引支給額がマイナスの従業員が出ちゃったよ。どうしたらいいの?

労サポくん

そんな悩みにお答えします。

こんにちは、社労士のキタです。

給与計算で差引支給額がマイナスになる従業員が出て「どうしよう・・・。」と悩んでしまいませんか?

今回は「マイナスの給与が出た時の請求方法」について解説しますよ。

目次

給与がマイナスになった従業員にマイナス分を請求する方法

休職をしている従業員の給与が社会保険料が控除できずに差引支給額がマイナスになる場合には、その分を請求書をしなければいけません。

請求をする際の方法としては次の3つが考えられます。

  1. 請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう
  2. メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう
  3. 現金で持って来てもらう

それぞれ解説しますね。

請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう

1つ目が従業員に対して請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう方法です。

一番正当なやり方ですね。

ただ、毎月発生する場合は請求書を発行する手間がかかりますので、どうするかは社内で検討してください。

請求書のサンプルは下記からダウンロードできます。

メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう

2つ目がメールやチャット口座を指定して振り込んでもらう方法です。

会社が問題なければこの方法が一番効率が良いでしょう。

ただし個人情報になりますので、送る際は十分注意して送ってください。

労サポくん

従業員に送ったデータは必ず保存しておいてください。
請求の証拠となるためです。

現金でもらう

3つ目が直接現金をもらう方法です。

対象の従業員がすでに会社へ出勤している場合は直接現金でもらう方法もあります。

一番確実で簡単な方法です。

マイナス給与が出た時の注意点

マイナス給与が出た場合は給与計算時に以下のことを注意しましょう。

  • 帳票と振込額が合わない場合がある
  • エクセルデータにマイナスが混ざってしまう

帳票と振込額が合わない場合がある

給与計算ソフトによっては出力される帳票にはマイナスを含んだ差引支給額が含まれた状態になっている場合があります。

しかし「銀行へ送金する振込データ」には当然マイナス給与の人は除かれるので、帳票と振込データが合わなくなりますよね。

「帳票」と「振込明細」の金額が合わないときは「マイナス支給が影響している」と覚えておきましょう。

エクセルデータにマイナスが混ざってしまう

給与計算のチェックや人件費の算出の際に何かとエクセルデータを使うことが多いと思います。

その時にマイナス給与の人を含んで出力したデータで問題ないのか確認しましょう。

なぜなら集計作業の時にマイナスが入っていることで集計が狂う場合があるからです。

「なんか合わないな」と思ったら大抵「マイナスが入っていた」ということはよくある話です。

労サポくん

重要な資料を作成する際は、とくに注意しましょう。

まとめ

マイナス給与が発生した時の請求方法は以下の3つです。

  1. 請求書を発行して会社の口座に振り込んでもらう
  2. メールやチャットで口座を指定して振り込んでもらう
  3. 現金で持って来てもらう

その時の状況や会社の方針に従って請求しましょう。

以上、参考になれば幸いです。

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管理人:キタ コウタロウ
社会保険労務士・Webライター
きた社労士事務所代表
給与計算や社会保険業務などの労務業務を10年経験。その後、社労士として独立。人事労務コンサルのほか、Webメディアの執筆・監修に力を入れている労務の専門家。
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