【社会保険料を間違った場合の返金方法】給与計算・年末調整の対応を解説

 

社会保険料を間違って徴収してしまいました・・・。
返金方法を教えてください。

労サポくん

そんな悩みにお答えします。

この記事でわかること
  • 社会保険料の返金方法
  • 給与計算の対処法
  • 年末調整の対処法
  • 社会保険料を間違わないための対策
間違いは誰にでもあるよ

社会保険料を間違いて徴収しまうと、本人に返金しなければなりません。

初めての経験だと「どうやって返金するの?」と、思いますよね。

そこで今回は、社会保険料を誤って徴収した従業員に返金する方法をご紹介します。

目次

社会保険料を返金する方法

社会保険料を返金する方法は、3つあります。

  1. 現金で返す
  2. 振込で返す
  3. 給与で相殺する

現金や振込は、給料とは別に本人に払うだけです。
伝票を起票して、経理から振込んでもらうのが通常の流れでしょう。

ただ、もっとも多いパターンは「給与で相殺する」だと思います。
詳しく見て行きましょう。

間違った社会保険料を給与で相殺する方法

間違った社会保険料を給与で相殺する方法は「社会保険料をマイナス控除する」です。

例えば、産休に入った従業員の社会保険料を間違って徴収してしまって、翌月の給与で相殺する場合の例を見てみましょう。

産休中の従業員に返金する場合

健康保険料:12,792円
厚生年金保険料:23,790円

基本給:0円
健康保険料:0円
厚生年金保険料:0円
健康保険料訂正:-12,792円
厚生年金保険料訂正:-23,790円

ポイントとなるのは「訂正」という別項目でマイナス控除にするところです。

項目がない場合は「その他控除」でもいいでしょう。
ただし「その他控除」にした場合は、給与明細にお知らせ文を入れて内訳を説明した方が親切です。

そもそもなぜ別項目にするかというと、従業員本人が返金されたことがわかりやすいからです。

また会計処理を行う時にも社会保険料訂正分としてわかりやすくなります。

このように社会保険料を給与で返金する場合は「マイナス控除」で対応可能です。

労サポくん

ちなみに社会保険料を徴収し忘れた場合は、従業員あてに請求書を発行して振込してもらうか、給与計算で「訂正」や「その他控除」項目を使って徴収することになります。

社会保険料を間違った場合の年末調整(源泉徴収票訂正)

社会保険料は年末調整に関わることです。

給与計算で相殺した場合は、給与計算ソフトで自動的に社会保険料が集計されるので、問題ないと思います。
しかし、現金や振込で返金・徴収を行った場合は給与計算ソフトで自動集計されません。

そのため、社会保険料をミスしてしまうと税額にも影響してしまいます。

ではどうすればいいのか。

なんとかして正しく計算します。

「そんな適当なこと言うな!」と怒られそうですが、なんとかするしかありません。

私が思いつく方法は下記の通りです。

  1. 再年調する
  2. 給与計算ソフトの「帳簿を修正できる機能」を使って社会保険料を調整する
  3. エクセルで正しい源泉徴収票を発行して、本人に確定申告してもらう

①の再年調は、給与ソフトで社会保険料が調整できる場合です。

②は現金や振込で社会保険料を返金・徴収した場合で、給与計算ソフトの「帳簿を修正する機能」を使うやり方。

③給与計算ソフトを使わず、エクセルで正しい金額を作る場合です。
正しい金額で本人に確定申告してもらうことで、年末調整が間違っていても税金は正しく計算できます。

労サポくん

現金や振込で社会保険料を返金・徴収した場合は、給与計算ソフトに情報を入れないと、給与計算ソフトから正しい源泉徴収票が発行できなくなるので注意しましょう。

社会保険料を間違わないための対策

間違いは誰にでもありますが、今後社会保険料を間違わないために同のような対策が考えられるか、いくつかご紹介します。

  1. 納付書を見る
  2. チェック表を作る
  3. 給与計算ソフトを導入する

納付書を見る

健康保険や厚生年金を支払う時には、納付期限前に必ず納付書が送られてきます。

可能ならば、給与確定前に送られてきた納付書を見て、個人負担分と会社負担分の合計を確認しましょう。
納付額と合っていれば徴収している社会保険料は合っています。(社会保険の届出が合っている前提です)

また、加入している健保によっては「被保険者異動増減表」が送られてくる場合があります。

増減表を見て、社会保険料の徴収開始とストップを確認してから給与を確定すれば間違うことはありません。

チェック表を作る

給与計算の時にチェック表を作成するのは有効です。

例えば

  • 退職者の保険料を2ヵ月分徴収しているか
  • 産休に入った人はいるか
  • 育休から復帰した人はいるか
  • 料率が変更になっていないか

などです。

上記のチェック表だと「ある」か「ない」かだけ判断すればいいので、簡単にミスが防げますよ。

給与計算ソフトを導入する

給与計算ソフトを導入していない場合は、導入することで格段に給与ミスがなくなります。

基本的に社会保険料の計算のほか、法改正の対応も自動的に行ってくれるので、よほどの事情がない限り導入をおすすめします。

もし、検討中の場合は「人事労務freee」というソフトが無料で使えます。

freeeは上場企業が運営しており、クラウド給与計算ソフトシェアNo.1の実績があるソフトです。

「給与計算ソフト使ってみようかな」と思っている方は下記のリンクから無料体験を申し込んでみてください。

まとめ

社会保険料の返金は、現金や振込で行う場合は給与ソフトを使っていると年末調整の時に自動集計されないので注意しましょう。

給与で相殺する場合は、マイナス控除で調整します。
できれば項目を分けて計算しましょう。本人や経理の人にわかりやすくなります。

給与計算の間違い誰にでもはありますが、次起こさないように対策することがもっとも大事です。

何が原因で間違ったのか振り返って対策をしておきましょう。

以上、社会保険料を間違った場合の返金方法でした。
参考になれば幸いです。

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管理人:キタ コウタロウ
社会保険労務士・Webライター
きた社労士事務所代表
給与計算や社会保険業務などの労務業務を10年経験。その後、社労士として独立。人事労務コンサルのほか、Webメディアの執筆・監修に力を入れている労務の専門家。
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