給与計算ミスが続いてどうしていいかわかりません。
私の何がいけないんでしょうか・・・。
そんな悩みにお答えします。
労サポくんこの記事を書く私は労務の専門家である社会保険労務士。給与計算業務歴は10年です。
給与計算をやっているとミスはつきものですよね。
人間完璧じゃないので、ミスしない人はいません。
私も数多くの給与計算ミスをしてきましたし、そのたびに落ち込んでいました。
でも、年数を重ねていくうちに給与計算ミスをしないようにするポイントをつかんできましたので、今回は「給与計算でやってはいけない3つのこと」としてお伝えします。
給与計算ミス対策に悩んでるあなた。必見です。
給与計算でやってはいけない3つのこと
給与計算でやってはいけない3つのこと
- 原本を見ずに変更する
- 昨年の給与計算結果を見ない
- あってるだろうと思ってチェックしない
一つ一つ解説していきます。
①原本を見ずに変更する
一番多い給与計算ミスは変更の元となる原本を見ないことです。
原本とは、家族異動届や住所変更届、採用時の契約内容、その他証明書のとこを言います。
給与の変更やチェックをするうえではなるべく原本で確認するようにしましょう。
社内の申請書だけではなく、住民税の通知書や社会保険の決定通知書も給与チェックには欠かせません。
そしてよくあるミスが、エクセルで別管理をしていて、そのエクセルを完全に信用して発生するミスです。
確かにエクセル資料の方が見やすいですし、エクセルを使った方が効率がいいのはわかります。
でも、エクセルを作成する時は原本の情報を手打ちしてまとめてることが多いため、間違っていることが多いです。
エクセルを給与変更の原本として使うなら、社内でチェックしてもらってから使いましょう。
また、上司や同僚に言葉だけで変更をお願いされて変更する場合がありますが、これはやめましょう。
言葉だけでの変更は、その時は覚えていても次の日になると忘れていることがあり、一番危険です。
必ずメモやメール、LINE、Slackなんでもいいので証拠を残してもらうようにしてください。
給与計算の変更をかける場合は原本ありきで変更することが基本です。あいまいな状態で変更をかけると給与計算ミスの発生確率が高くなります。
②昨年の給与計算結果を見ない
給与計算は1年に1回の処理をすることがありますよね。でも昨年の給与計算を見ないで進めてしまうと年1回の変更が抜けしまいます。
例えば、社内表彰の金一封課税や業績に応じた特別な給与、企業保険の配当など会社によって様々です。
対策としては昨年の給与計算結果を見るだけ。
私もいざ給与計算をやろうと思った時に、昨年の給与計算結果を見て思い出すことは結構あります。
手間もそんなにかからないので、給与計算をやる前に「去年どんな計算してたかな」とチラッと見るだけでOKです。
③あってるだろうと思ってチェックしない
給与計算ソフトに入力してそのままチェックしないことありませんか？
「あってるだろう」と決めつけてそのままスルーするパターンです。
ミスが多いのは、一度チェックして間違っていたところを修正して、修正後の結果をチェックしない時です。
修正したところが実は入力ミスをしていて、修正したと思っていたら修正されていなかったということがあります。
このミスを防ぐには、「～だろうをなくす」です。
代わりに「念のため見ておく」を心がければミスは少なくなります。
ぜひお試しください。
まとめ
最後にもう一度復習です。
給与計算でやってはいけない3つのこと
- 原本を見ずに変更する
- 昨年の給与計算結果を見ない
- あってるだろうと思ってチェックしない
心当たりある方は多かったんじゃないでしょうか。
給与計算はミスしないのが当たり前の非常に緊張感のある仕事です。
とはいえ、人間なのでミスはつきもの。そんなに落ち込まないで、次ミスをしないようにちょっと工夫してみてください。
このちょっとの工夫がミスの削減に大きく繋がります。
以上、給与担当者さんのお役に立てたら幸いです。
社会保険や給与計算をミスした時にどう対処していいのかが事細かに書かれています。
実務経験豊富な著者の実体験をもとに書かれているので、参考になります。
こちらも宮武さんの著書です。社会保険の初心者向けに優しく解説されており、やるべき手続きが網羅されています。
「社会保険の手続き自体が何をどうしていいのかわからない」という方にはおすすすめです。
※様式は最新のものでない場合があります。
労務の仕事はExcelとWordは必ず使います。「とりあえず労務で使うことだけ教えてほしい」という方にはおすすめです。
「時給×労働時間の計算」有給休暇取得日数の年度集計」「就業規則の作成時のWord設定」など実務で役立つExcel・Word操作が習得できます。
就業規則の実務本です。厚生労働省が公表しているモデル就業規則の問題点を指摘し、判例に基づいた就業規則の本質が解説されています。労使トラブルを防止する就業規則を作成したい方は、ぜひお手に取ってください。
「時間計算」や「時給計算」ができる電卓の定番です。
給与計算業務を担当している方は持っていて損はしないでしょう。
封筒をとじる時にのりを使ってませんか？のりは手にくっつくし、ムラがあるとうまくくっつかないですよね。
そんな悩みを解消するのがこちらのテープのりです。
スッと線を引くだけで簡単に封筒を閉じることができるので、業務効率化ができます。
封筒を開ける時にカッターやハサミを使っていませんか？カッターは刃をしまい忘れると危ないし、ハサミはまっすぐ切れませんよね。
そんなとき便利なのがこのオートレターオープナーです。
封筒の開けたいところを滑らすだけできれいに封筒を開けることができます。手を切る心配もないので安心して使えます。
電話メモを付箋で書いている人におすすめのグッツです。
このスタンプは付箋に伝言メモを押せるという便利スタンプ。スタンプを押せば必要最低限のことしか書かなくていいので業務の効率化ができます。
