給与計算の間違いが多い人がやるべきこと｜事例を元に対策を解説

チェックをしっかり行うことです。上司に話しかけられたり、電話が鳴ったりなど慌てて入力することがあるため、チェックを重視しましょう。

チェックはなるべく給与担当者以外の人がやると固定概念がないためミスの発見につながりやすくなります。

給与の支給や控除は必ず「社員番号」を元に入力しましょう。名前の間違いはよくあるので注意です。

Excelの計算式が崩れてしまって給与計算を誤ってしまうことは本当によくあります。システムを導入していても細かい計算をExcelで行うことも少なくありません。

計算式はなるべく「保護」することをおすすめします。保護パスワードは必要ないので数式が変更されない対策をしましょう。

振込時はなるべく手入力しないやり方で行うようにしましょう。

どうしても手入力で振込む場合は個人単位だけではなく、総額も合わせて確認するとミスはなくなります。

退職者予定者がいて「あと数日で有休消化だし、残業はないだろうと思っていたら残業が発生していた」というパターンです。

給与計算ミスで一番多い原因は「たぶん大丈夫だろうと思って確認していなかった」という思い込みです。

これは「たぶん」ではなく「念のため確認しよう」という意識をするだけでだいぶ変わります。

具体的な対策としては「最新の勤怠で計算する」です。確定前に残業時間があっているかもう一度確認する手順を加えるなどでも良いでしょう。

残業時間の端数切り捨ては日単位ではなく月単位です。日単位で時間を切り捨てるのは違法となります。

これは大手コンビニチェーンで行政指導がありました。

十分注意してください。

給与計算業務は属人性が高く、一人で行うことが多い業務です。

しかしチェックはなるべく別の人にやってもらいましょう。

作業者だけのチェックだと「大丈夫だろう」と思って見逃す確率が高くなります。

割増賃金の計算から除かれる手当として「カツベシリイチニプラスジュウ」という覚え方があります。

「家族手当」「通勤手当」「別居手当」「子女教育手当」「臨時に支払われた賃金」「１ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金」「住宅手当」ですね。

給与計算システムの設定を改めて確認してください。意外と間違っていることがあります。

勤務に付随している申請書が別になっている場合は、「目でチェックして、目で申請書を数える」というアナログな処理になるためミスが多くなります。

対策としては勤怠システムを入れるのが一番効果的です。

低コストで導入できるシステムでもいいので検討してみてください。

給与計算業務は、どうしても紙のエビデンス（証明書）を元に給与へ反映させなければいけない事象がでてきます。

対策としては前年給与計算結果を確認する方法が効果的です。

インフルエンザなら毎年発生しているので、前年の給与計算結果を確認するだけでインフルエンザ補助金の漏れに気付く可能性は高くなります。

給与変更の締め切りは、よほどのことがない限りずらさない方が良いです。

たとえば給与変更の締日が毎月10日だとすると、11日以降の申請については来月にするなど期限を決めて計算することが大切です。

期限を決めることでミスではなく「ルール」となり、給与計算ミスにはなりません。

「まだ変更が間に合うから」という理由でいつまでも変更を受け付けているとミスの原因にもなります。

前年の給与計算結果と比較すれば防げたかもしれません。前年はどうやって処理していたかを毎月確認すればミスは減ります。

また、口頭の指示で給与を変更するのは絶対に避けましょう。

口頭だけで個人の給与を変更するのはリスクが高く、監査でも指摘されます。

給与計算を手計算やExcelで計算している場合に発生するミスです。

いくら気を付けていたとしても手動で介護保険料を徴収している限りまたミスが起こります。

システムを導入するか、計算式が組まれているExcelを使用すると良いでしょう。

なお、本サイトではExcel給与計算テンプレート介護保険料を自動的に控除してくれるテンプレートを提供しています。ぜひお試しください。

社会保険の料率を変更するタイミングは毎年決まっています。

給与計算のカレンダーを作るなど、「何がいつ変更になるのか」を必ず押さえておきましょう。

賞与月の月中で退職する人に支給する賞与からは社会保険料が控除されません。賞与は当月分の社会保険料になるからです。

対策としてはシステムの導入が一番良いのですが、導入していない会社はベタに「チェックシートを作る」が一番有効です。